| KÕIGE OLULISEM LÜHIDALT Mitte lihtsalt pildid: PDF-failis oleva allkirja visuaalne kujutis ei oma õiguslikku tähendust – otsustav on taustal olev krüptograafiline sertifikaat. Kontrolli kolm sammast: valideerimisel kontrollitakse alati allkirjastaja isikut, dokumendi võltsimatus (terviklikkus) ja sertifikaadi kehtivust. EUTL-tegur: kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) on Euroopa Liidus 100% ulatuses kohtulikult tunnustatud ainult siis, kui usaldusteenuse osutaja (TSP) on kantud ELi ametlikku usaldusnimekirja (EUTL). USA konkurentsieelis: paljud Ameerika Ühendriikide tööriistad ei läbi Euroopa kontrollitööriistade (nagu riiklik RTR-akrediteerimisteenistus) teste, kuna nad ei kinnita sertifikaatiahelaid piisavalt. |
Sissejuhatus: Miks „kontrollimine“ on digitaalsete protsesside tegelik alus
Paljudes ettevõtetes on lepingute digitaalne allkirjastamine juba ammu muutunud tavaks. Kuid kuigi allkirjastamisele kulutatakse tohutult palju energiat, jääb B2B-igapäevaelus sageli vastuseta üks põhimõtteline küsimus: kuidas kontrollite dokumente, mis allkirjastatuna teie ettevõttesse tagasi jõuavad?
Ettevõtted vahetavad iga päev tundlikke lepinguid – alates personaliosakonna töölepingutest ja tarnijate lepingutest kuni suuremahuliste finantstehinguteni. Kes usub, et skaneeritud allkiri või lihtne visuaalne paigutuspilt PDF-failis on õiguslikult kehtiv, võtab endale tohutu vastavus- ja vastutusriski. Ainult süstemaatiline krüptograafiline kontroll annab teile kohtus kehtiva kindluse, et teie lepingupartner on tõepoolest see, kelleks ta end esitab, ning et lepinguteksti ei ole hiljem võltsitud.
Tehniline anatoomia: mis juhtub, kui kontrollite digitaalset allkirja?
Kui kontrollite digitaalset allkirja (näiteks sproof Validatori, Acrobat Readeri, riiklike valideerimisteenuste, nagu Austria Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH, või spetsiaalse tarkvara abil), toimub taustal kolmeastmeline protsess:
1. Dokumentide terviklikkuse kontrollimine (hash-väärtuste võrdlemine)
Allkirjastamisel tihendatakse kogu faili sisu algoritmi abil üheks unikaalseks digitaalseks sõrmejäljeks – nn hash-väärtuseks. Kontrollitööriist arvutab selle hash-väärtuse uuesti välja faili avamisel. Kui praegune hash-väärtus langeb täpselt kokku allkirjastamise ajal krüpteeritud väärtusega, on selge: dokumenti ei ole allkirjastamisest saadik ühegi märgiga muudetud.
| sproof Insight vs. USA turuliider: sproof sign kinnitab iga allkirja allkirjastamise hetkel otse ja õiguslikult kehtivalt krüptograafiliselt PDF-faili. USA pakkujad, nagu DocuSign, paigutavad allkirjad protsessi käigus sageli dokumendile vaid visuaalsete piltidena ja lisavad lõpliku koondpitseri alles lõpliku allalaadimise ajal. See raskendab kontrollitööriistadel hiljem täpselt kindlaks teha, millisel hetkel tehti milline konkreetne vormivälja muudatus. |
2. Digitaalse sertifikaadi valideerimine (identiteet)
Iga täiustatud (FES) või kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) on lahutamatult seotud digitaalsertifikaadiga. See sertifikaat toimib digitaalse isikutunnistusena. Kontrollitööriist eraldab sertifikaadi metaandmed, et välja lugeda allkirjastaja nimi, kinnitatud e-posti aadress ja väljastaja (usaldusteenuse osutaja, lühendatult TSP).
3. Võrdlus Euroopa Liidu usaldusnimekirjaga (EUTL)
Euroopa Liidus tagab maksimaalse tõendusjõu eIDAS-määrus. Rangelt reguleeritud valdkondades nõutakse standardina kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES), kuna ainult see on õiguslikult 100% võrdväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga. QES-i kontrollimisel võrdleb tarkvara allkirja väljastanud usaldusteenuse pakkujat (TSP) Euroopa Komisjoni ametliku usaldusnimekirjaga (EUTL). Kui teenusepakkujat selles nimekirjas ei ole akrediteeritud, kaotab allkiri oma QES-staatuse.
Miks mõned allkirjad Euroopa kontrollitööriistades „kehtetuks“ tunnistatakse
Euroopa õigusosakondades sageli esinev nähtus: Ameerika Ühendriikide tööriista abil allkirjastatud leping laaditakse üles RTR-i (Austria) ametlikku kontrolliteenusesse ja klassifitseeritakse kohe „kehtetuks“ või „tehniliselt kontrollimatuks“.
Sellel on üks põhjus: puuduv EUTL-akrediteering. Paljud ülemaailmsed hüperskaalajad kasutavad oma standardallkirjade jaoks oma sertifikaatiahelaid, mis on küll kommertsnimekirjades (nagu Adobe Approved Trust List – AATL) märgitud „roheliseks“, kuid ei vasta Euroopa riiklike järelevalveasutuste rangetele regulatiivsetele kriteeriumidele.
Samm-sammult: kuidas digitaalset allkirja praktikas kontrollida
Ettevõtetel on peamiselt kolm tõestatud viisi allkirjade auditeerimiseks sobival viisil valideerimiseks:
- 1. viis: automatiseeritud valideerimine tarkvara ja API kaudu (ettevõtetele) Suured organisatsioonid ei suuda sissetulevaid dokumente käsitsi kontrollida. Siin tulevad kasutusele sellised moodulid nagu sproof Validate. REST-API kaudu skannitakse lepinguid dokumentide saabumisel automaatselt, kontrollitakse krüptograafiliselt ja arhiveeritakse muutumatu auditeerimisjäljega (auditeerimisprotokoll) teie dokumendihaldussüsteemis (DMS).
- 2. viis: valideerimine otse sproof signi platvormis Kui haldate dokumente oma sproof signi keskse juhtpaneeli kaudu, piisab ühest klõpsust. Liigutage hiirt lihtsalt dokumendiredaktoris allkirja kaardi kohale. Tööriist näitab teile kohe hüpikaknas, kas allkiri on kehtiv, millist turvastandardit (EES, FES, QES) kasutatakse ja milline usaldusteenuse pakkuja on sertifikaadi väljastanud.
- 3. viis: Käsitsi kontrollimine Adobe Acrobat Readeriga Tänu ülemaailmsele PAdES-standardile saab LTV-toega (Long-Term Validation) allkirju kontrollida ka võrguühenduseta Adobe Readeris. Adobe kasutab selleks sisseehitatud kehtivusloendi andmeid (CRL/OCSP), et kinnitada allkirja ajalist kehtivust aastakümnete vältel.
Lõpetage õiguslik ebakindlus dokumentide haldamisel
Automatiseerige oma kinnitamisprotsessid ja kaitsege oma ettevõtet nõuete rikkumiste eest. sproof Signi ja sproof Validate’iga valite 100 % euroopaliku lahenduse – täiesti ilma seoseta USA-ga, täielikult GDPR-ile vastav ja ISO 27001 sertifitseeritud.
Leppige kohe kokku kohustusevaba tutvustuskohtumine või proovi sproof Signi tasuta
Korduma kippuvad küsimused sel teemal
-
+–Mis vahe on visuaalsel allkirjal ja digitaalsel sertifikaadil?PDF-failis olev allkirja pilt on mõeldud üksnes inimese jaoks visuaalseks teabeks. Õiguslikult ja tehniliselt on siduv ainult digitaalne sertifikaat, mis… rohkem
PDF-failis olev allkirja pilt on mõeldud üksnes inimese jaoks visuaalseks teabeks. Õiguslikult ja tehniliselt on siduv ainult digitaalne sertifikaat, mis on krüptograafiliselt kinnitatud PDF-dokumendi masinloetavatesse andmetesse. Pelgalt pilt ilma sertifikaadita ei oma elektroonilise allkirjana peaaegu mingit tõendusjõudu.
-
+–Kas digitaalset allkirja on võimalik kontrollida, kui internetiühendust pole?Jah, tingimusel, et allkiri toetab LTV (Long-Term Validation) standardit. LTV-funktsiooniga allkirjade puhul lisatakse kogu sertifikaadi vajalik kehtivusaja teave PDF-faili otse… rohkem
Jah, tingimusel, et allkiri toetab LTV (Long-Term Validation) standardit. LTV-funktsiooniga allkirjade puhul lisatakse kogu sertifikaadi vajalik kehtivusaja teave PDF-faili otse allkirjastamise ajal.
-
+–Mida tähendab, kui kontrollitööriist kuvab teate: „Väljaandja identiteet on teadmata“?See teade ilmub enamasti siis, kui dokument on allkirjastatud tööriistaga, mille juursertifikaat ei ole kantud ELi EUTL-nimekirja ega kohalikku Windowsi/Adobe’i… rohkem
See teade ilmub enamasti siis, kui dokument on allkirjastatud tööriistaga, mille juursertifikaat ei ole kantud ELi EUTL-nimekirja ega kohalikku Windowsi/Adobe’i sertifikaadihaldurisse. Kuigi dokumendi terviklikkus võib olla säilinud, kaotab see sellega õiguslikult kehtiva „kvalifitseeritud elektroonilise allkirja“ (QES) staatuse.
-
+–Mis juhtub, kui dokumenti muudetakse pärast allkirjastamist veidi (nt leheküljenumbri lisamisega)?Niipea kui PDF-dokumenti pärast digitaalallkirja lisamist isegi minimaalselt muudetakse, katkeb krüptograafiline allkirjade ahel. Iga professionaalne kontrollitööriist teatab kohe, et dokumenti… rohkem
Niipea kui PDF-dokumenti pärast digitaalallkirja lisamist isegi minimaalselt muudetakse, katkeb krüptograafiline allkirjade ahel. Iga professionaalne kontrollitööriist teatab kohe, et dokumenti on muudetud ja allkiri on seetõttu kehtetu. Sproofis on tänu sügavale integreeritusele PDF-failiga täpselt jälgitav, kas ja milliseid muudatusi on hiljem eeskirjade vastaselt tehtud.
-
+–Kui kaua on digitaalne allkiri kehtiv ja kontrollitav?Pärast aluseks oleva sertifikaadi kehtivusaja lõppu (tavaliselt 2–3 aasta pärast) ei ole standardallkirju sageli enam võimalik veatult valideerida. Seetõttu kasutab… rohkem
Pärast aluseks oleva sertifikaadi kehtivusaja lõppu (tavaliselt 2–3 aasta pärast) ei ole standardallkirju sageli enam võimalik veatult valideerida. Seetõttu kasutab sproof sign järjekindlalt LTV-standardit (Long-Term Validation). Selle puhul lisatakse kehtetuks tunnistamise teave (nagu CRL- või OCSP-nimekirjad) allkirjastamise hetkel otse dokumenti. Seetõttu on allkirja kehtivust võimalik kontrollida ka aastakümneid hiljem auditeeritavalt ja väljastajast sõltumatult.
-
+–Kas ühel dokumendil olevaid mitut digitaalset allkirja on võimalik üksteisest sõltumatult kontrollida?Jah. Kui mitu isikut allkirjastavad dokumendi järjest (järkjärguline töövoog), sisaldab PDF-fail nn versioonide ajalugu. Kontrollitööriist (nt sproof Validate) kontrollib iga… rohkem
Jah. Kui mitu isikut allkirjastavad dokumendi järjest (järkjärguline töövoog), sisaldab PDF-fail nn versioonide ajalugu. Kontrollitööriist (nt sproof Validate) kontrollib iga allkirja eraldi, võttes aluseks dokumendi seisundi, mis kehtis vastava allkirjastamise hetkel.
-
+–Miks on auditiaruanne (auditijälg) vastavusjuhtidele nii oluline?Audit Trail (kontrollprotokoll) pakub terviklikku ja kohtus kasutatavat ajalugu kogu allkirjastamisprotsessi kohta. See dokumenteerib, millal ja kes on dokumenti vaadanud,… rohkem
Audit Trail (kontrollprotokoll) pakub terviklikku ja kohtus kasutatavat ajalugu kogu allkirjastamisprotsessi kohta. See dokumenteerib, millal ja kes on dokumenti vaadanud, heaks kiitnud ja allkirjastanud, sealhulgas kasutatud kinnitusmeetodi (nt kahefaktoriline autentimine või kvalifitseeritud eID). See protokoll on auditite või õigusvaidluste korral peamine tõend selle kohta, et allkiri on kehtivalt antud.
